¿Sabías que crear un inventario es clave, aunque vendas online?
Sí, en el mundo de los negocios y la gestión empresarial, el inventario desempeña un papel crucial.
Al punto tal que es importante incluso si tienes un pequeño emprendimiento. Acompáñame a ver en detalle la definición de inventario, las características y cómo crear uno fácil hoy con ejemplos.
Qué es un inventario
Un inventario es simplemente un registro sistemático de todos los productos que una empresa o emprendimiento posee en un momento determinado.
Un inventario bien gestionado te permite:
- Cumplir con la demanda del cliente de manera eficiente.
- Optimizar la cadena de suministro y reducir costos.
- Prevenir la escasez de productos y la pérdida de ventas.
- Evaluar la rentabilidad de productos individuales.
Por eso, es necesario, aunque tu negocio no sea de gran magnitud, como veremos a continuación.
Por qué tener un inventario si vendes online
Tener un inventario es importante incluso si vendes por internet, porque tus clientes esperarán que los productos que ven en tu tienda en línea estén disponibles para su compra.
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Ahí entra el inventario, ya que bien implementado, garantiza que puedas cumplir con sus pedidos y entregar los productos de manera oportuna.
La falta de inventario puede llevar a la insatisfacción del cliente y la pérdida de confianza en tu negocio.
De la mano con esto, con un inventario también podrás:
- Tener mayor control de tus existencias,
- Evitar el agotamiento de productos populares
- Reducir la acumulación de productos no vendidos.
- Planificar tus pedidos a proveedores.
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Características de los inventarios
Lo que tienes saber acerca de los inventarios es que:
- Todos tienen un valor económico asociado, que representa el costo de adquisición o producción de los productos almacenados.
- Los productos en inventario existen físicamente en el almacén o en un lugar designado dentro de la empresa.
- Además, se registran y controlan mediante sistemas y procesos específicos. Esto implica llevar un registro de las entradas (compras) y salidas (ventas) de productos, así como de los niveles de stock disponibles en un momento dado.
- Están en constante movimiento debido a las transacciones comerciales, como compras, ventas y devoluciones. Esto requiere una gestión activa para mantener niveles adecuados de stock.
- Cada artículo en inventario se almacena en una ubicación específica, lo que facilita su seguimiento y recuperación cuando sea necesario.
- La gestión de inventario implica la planificación y el pronóstico para determinar cuánto inventario se debe mantener en stock en función de la demanda esperada y las proyecciones de ventas.
Ejemplo de inventario
Veamos ahora un ejemplo de inventario de producto simple:
Tipos de inventario
Existen varios tipos de inventarios en función de su estado y su ubicación en el proceso de producción:
- Inventario de Materias Primas: Está compuesto por los materiales necesarios para la fabricación o producción de productos.
- Inventario en proceso: Incluye los productos que están en medio del proceso de fabricación.
- Inventario de productos terminados: Contiene los productos que están listos para ser vendidos o distribuidos.
Estos tipos de inventarios se administran de manera diferente según las necesidades de cada negocio.
Cómo crear un inventario en Excel
- Abre Excel o otra plataforma y crea una nueva hoja de cálculo.
- Define tus columnas. En la primera fila (fila 1), escribe los encabezados de las columnas que representarán los atributos de tu inventario. Algunas columnas comunes incluyen:
- Producto: El nombre del producto.
- Código SKU: Un código único para cada producto.
- Cantidad en Stock: La cantidad de productos disponibles.
- Precio de Costo: El costo unitario de adquisición o producción.
- Precio de Venta: El precio al que se vende el producto.
- Proveedor: El nombre o código del proveedor del producto.
- Ubicación: La ubicación física del producto en el almacén, si es aplicable.
- Notas: Cualquier información adicional que desees registrar.
- Luego, a partir de la segunda fila (fila 2), comienza a ingresar los datos de tu inventario en las columnas correspondientes. Cada fila representará un producto diferente.
- A continuación, puedes aplicar formatos específicos a las celdas según tus necesidades. Por ejemplo, puedes utilizar el formato de moneda para los precios o aplicar un formato de número para la cantidad en stock.
- Como paso opcional, si deseas realizar cálculos automáticos, puedes utilizar fórmulas de Excel. Por ejemplo, puedes agregar una columna para calcular el valor total del inventario multiplicando la cantidad en stock por el precio de costo.
- Por último, asegúrate de guardar tu hoja de cálculo de Excel con regularidad y realiza copias de seguridad periódicas para evitar la pérdida de datos.
Una vez que hayas creado tu inventario en Excel, podrás actualizarlo fácilmente a medida que cambien las existencias de tus productos.
Utiliza un software de gestión de inventario para automatizar el proceso.
Además, puedes utilizar funciones y filtros de Excel para realizar análisis y obtener información valiosa sobre tu inventario, como el valor total, el seguimiento de las cantidades en stock y la gestión de proveedores.
Conclusión
Solo con un inventario bien gestionado, las empresas pueden optimizar sus operaciones y satisfacer las demandas de sus clientes de manera efectiva.
La gestión de inventario es esencial para garantizar la continuidad de las operaciones comerciales.
La buena noticia es que puedes hacerlo incluso desde una hoja de cálculo simple, como te enseñamos en este artículo.
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